Le carte carburante sono un mezzo di pagamento prepagato per alcune spese relative ai viaggi d’affari di vari dipendenti autorizzati di un’azienda, o per uso privato.
Possono essere interessati tutti i tipi di veicoli: leggeri, commerciali o pesanti.
Queste carte se ad uso privato sono associate alla persona, se sono a uso aziendale sono a nome dell’azienda e sono generalmente associate ad un veicolo piuttosto che al conducente. La carta carburante permette di pagare il carburante
Lo scopo della carta carburante è quello di semplificare la gestione delle spese di carburante in azienda. Libera i dipendenti mobili dall’obbligo di anticipare le spese di viaggio d’affari e fornisce al gestore della flotta un’unica fattura per tutte le transazioni effettuate con la carta.

L’uso quotidiano della carta da parte dell’utente è quindi concepito in modo da essere il più semplice possibile.
Ad ogni transazione, l’utente utilizza la carta per pagare il carburante. Alcune carte funzionano solo nei distributori automatici, altre solo al banco e altre ancora lavorano sia al banco che nei distributori automatici di carburante.
L’utente presenta la sua carta, indica il numero di identificazione del veicolo e spesso il suo chilometraggio al momento della transazione. Se la carta ha una semplice banda magnetica, egli passa la carta e firma la ricevuta. Se si tratta di una smart card, inserisce il suo codice PIN.
Bisogna ricaricare il credito della carta ogni volta che è necessario.

Le carte carburante offrono vantaggi pratici ed economici.
Tra i vantaggi pratici, i più importanti sono quelli che riguardano:
– Il semplice fatto che il dipendente viaggiatore, o addirittura l’azienda stessa nel caso di una carta prepagata, non deve più anticipare quasi tutte le spese di viaggio,
– Il fatto che il gestore della flotta riceve una fattura unica, chiara e dettagliata per tutte le transazioni su tutte le carte utilizzate in azienda, piuttosto che una ricevuta per transazione,
– Il fatto che su questa fattura è presente un calcolo contabile preciso, esatto e standardizzato dell’IVA deducibile relativa a queste operazioni,
– La gestione delle spese professionali con i parametri dettagliati sopra,
– La scomparsa del rischio di frode sulle spese professionali con questo sistema,
– Strumenti avanzati di reporting sui consumi,
– I servizi inclusi nella carta, quali pedaggi autostradali, parcheggi e altri servizi.

Le carte portano anche alcuni vantaggi economici all’azienda:
– L’eliminazione del rischio di frode è una fonte di risparmio,
– Come il tempo di gestione amministrativa e contabile risparmiato su un sistema tradizionale di rendicontazione delle spese, con un’elaborazione molto più complicata e dispendiosa in termini di tempo,
– Consentono una migliore gestione dei consumi di carburante che può essere implementata grazie a strumenti avanzati di monitoraggio e reporting,
– Infine, alcuni emittenti concedono ai titolari di carta sconti sul prezzo alla pompa.